Деловые встречи часто являются одними из наименее продуктивной бизнес-деятельностью. Но эффективные совещания могут иметь очень позитивное влияние на Вашу прибыль. Используйте эти советы, чтобы сделать Вашу следующую деловую встречу успешной. Насколько продуктивно ваши деловые встречи? Как бы вы описали культуру, которая регламентирует заседания и больше напоминает третью мировую войну или хаос? В ходе встречи, вы делаете упор на повестке дня который всегда под рукой или вы больше сконцентрировались на ломании поролоновой чашки на кусочки? Ты бы претендовал съев все пончики на заседании как большое достижение в вашей повестке дня? Если встреча этих сценариев кажется вам знакомой, Вы не одиноки! Многие исследования показали, что больше всего времени тратится на встречах, чем в любой другой предпринимательской деятельности.
Подсчитано, что люди тратят 20-40% (высший менеджмент гораздо больше) своего времени на совещаниях и заседаниях, которые являются только на 44-50% эффективнее. За счет повышения эффективности работы вашей следующей встречи, вы можете увеличить вашу нижнюю строку.
Первым шагом в повышении эффективности деловых встреч стоит признать, что встречи должны создаваться совместными усилиями. Само определение встречи-это командная работа, где люди собираются вместе, чтобы выполнять работу, которая требует групповых усилий. Все участники встречи, таким образом, должны играть роль в концентрации внимания и прогрессируют своевременно в заседании.
Прежде чем созвать сессию, сначала необходимо решить, нужна ли она вообще. Помните, встреча не всегда самый эффективный способ. Есть и другие варианты, которые могли бы передавать записку или письмо. Это ответственность организатора заседания, чтобы определить необходимость созыва собрания и кто должен присутствовать. В общем, лучше всего пригласить несколько участников (ключевых игроков). Организатор должен также пересмотреть календарь, когда будет свободен конференц-зал и назначить встречу посредника, чтобы быть во главе повестки дня.
Эффективные встречи требуют лидерства. Ведущий собрание требует внимания, уверенности, креативности, дипломатичности, эмпатии, гибкости, сообразительности, выносливости и юмора! Основная роль лидера является установление встречей а именно: чтобы свести к минимуму путаницу и срывы и ввести кодекс поведения. Некоторые примеры командных правил игры, которые были специально разработаны, чтобы сделать встречи более эффективными являются:
1. Если вы планируете внести предложение или обсудить проблему в группе при встрече, рассылайте любую соответствующую информацию для всех членов команды за несколько дней до собрания.
2. Рассмотрение повестку дня и принесите любые соответствующие материалы на встречу, чтобы Вы могли принимать обоснованные решения.
3. Не пытайтесь лоббировать несколько членов перед встречей и не пытайтесь таранить идею. Держите все вопросы на доске. «Воевать,значит по-честному».
4. Приходите на встречу вовремя.
5. Если вы собираетесь отсутствовать, информируйте других заранее и отправьте дублёра, который может сделать по крайней мере некоторые решения от вашего имени.
6. Сосредоточиться на прослушивании и поиске понимания прежде, чем соглашаться.
7. Если у вас есть диктофон, записывайте полную и достоверную информацию каждые несколько минут в течение 48 часов, что была возможно прослушать после встречи.
8. Если Вы соглашаетесь с чем-то, сделайте то, что вы говорите, что будете делать.
9. Сарказм, личные нападки, перебивания, доминирование в обсуждении, или занятие отвлекающим поведением во время встречи, это все непроизводительные модели поведения.
10. Это нормально не соглашаться в ходе встречи, но после того, как группа приняла решение, она должна быть поддержана всеми вне заседания. Пассивное сопротивление, саботаж, негативные сплетни и партизанская война, это значит, что не всё в порядке.
11. Помните, что всегда необходимо отпраздновать успех и поблагодарить членов Совета за их усилия.
В дополнение к реализации этих концепций, руководитель эффективного совещания должен следить за соблюдением кодекса поведения в целях поддержания безопасной среды для обсуждения идей. На встрече ведущий должен заставить участников встречи следовать некоторым простым принципам, чтобы обеспечить упорядоченное собрание:
- Работать в команде
- Выступающие по времени
- Быть внимательным слушателем
- Сосредоточьтесь на вопросе
- Уважать других
- Приостановить суждение
- Позвольте любопытствовать
- Сохранять конфиденциальность
Одинаково важно завершить встречу эффективно, так же как провести её. Помимо всего, когда заканчивается деловая встреча по времени, должен быть обзор пунктов повестки дня и результатов, а также задания. Также должен быть подготовлен набор повестки дня для следующего совещания.
Наличие эффективной бизнес-встречи является ключевым элементом успешного бизнеса. Если вы хотели бы получить больше информации на эту тему, пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами.
