Просмотрите собственный список. Первое, что вы должны сделать, это посмотреть на ваш каждодневный список дел. Он чересчур большой или слишком амбициозный? Отсеките лишнее и оставьте лишь те виды деятельности, которые вы непременно должны сделать. Перечислите их в порядке от наиболее до наименее важных. Так как ваш день прогрессирует, обращайтесь к списку чаще. Это поможет вам сохранить мотивацию для выполнения конкретных задач. Если есть другие задачи, которые не включены в ваш список, запишите их на следующий день в список.
Многие люди объединяют свои деловые и личные мероприятия в один список «задач». Эксперты рекомендуют, чтобы вы вели отдельный список для деловой и личной деятельности. Сделайте всё возможное, чтобы не приступать к личным делам в рабочее время и наоборот.
Планируйте свой день. Когда вы садитесь планировать свою деятельность на день, задайте себе два вопроса: 1) Что самое важное, что мне нужно сделать для достижения результатов ныне? 2) Как я буду зарабатывать деньги от этого вида деятельности? Расставьте приоритеты в списке, соответственно, и установите срок для выполнения каждой задачи. Если задача вашего списка не может быть выполнена за один день; разбейте её на более мелкие задачи. Исследования доказали, что люди, которые используют приоритетный список с установленными сроками, являются более продуктивными и эффективными, чем те, кто не использует список.
Пишите задачи сверху вниз. Распространённой ошибкой является попытка использовать свою память, что бы отслеживать всё, что нужно сделать. Держите ноутбук с вами всё время, так что бы вы могли подновить список «Что сделать», переставить приоритеты и остаться организованным. Другой вариант-купить диктофон, который можно носить с собой, чтобы записывать свои мысли.
Использовать систему управления временем. Тайм-менеджмент, это система, которая включают в себя программное обеспечение, устройства, такие как PDA и шаблоны управлением временем. Тут есть и плюсы и минусы систем управления временем. С одной стороны, они весьма эффективны при выполнении ими своих обязанностей. Есть варианты, которые не только держат вас организованными, а также напоминают вам о важных встречах. Недостатком является то, что многие люди никогда в полной мере не понимают, как использовать программное обеспечение или устройства. Зачастую они становятся разочарованными и прекращают использование системы в целом. Если вы собираетесь использовать систему управления временем, потратьте время на поиски вариантов, которые вам нравятся, прежде чем вкладывать деньги. Как только вы это сделаете, вам потребуется время, чтобы научиться пользоваться системой, таким образом вы сможете пользоваться преимуществами от такой системы. Вы можете найти массу ресурсов, о том, как работать с КПК и другими электронными устройствами. Попросту введите то, что вы ищете в поле поиска наверху каждой страницы.
Выявление вредных привычек. Составьте список вредных привычек и ситуаций, которые крадут ваше время. Каким образом вы саботировали ваши цели и блокировали ваш успех? Ответы могут вас удивить. Пять минут по телефону, чтобы поговорить с женой и десять минут сеанса чата с вашим лучшим другом, могут добавить впустую потраченное время в течение месяца. После того, как вы определите это время расточительности, составьте план, как можно устранить каждое из них.
Эффективно общайтесь. Хотя это истина, что технология позволила нам свободу, чтобы выполнять задачи более эффективно, она также может убить время. Люди тратят огромное число времени на сортировку писем и отвечая на e-mail или общаясь с другими людьми посредством использования текста или обмена мгновенными сообщениями. Порой нужно сделать всё возможное, чтобы поднять трубку телефона и снестись с кем-то, вместо того чтобы посылать бесконечные письма с разъяснениями.
Избегайте чрезмерного общения во время работы. Избыток общения может поставить любой проект в отстающий от графика. Когда друзья или семейство, звонят вам в рабочее время, чтобы просто пообщаться, вы должны узнать, что им нужно и сказать им, что вы работаете и они должны принять меры, чтобы связаться с вами, когда вы не будете заняты работой, связанной с этой деятельностью. Если у вас домашний офис и соседи зашли попросту поговорить с вами, вам придется обнаружить твердость и дать им знать, что у вас нет времени, чтобы пообщаться в этот момент. Не нужно хамить и делать тяжелыми ваши связи с внешним миром. Будьте вежливыми, однако твердыми, чтобы решать такие ситуации.
Поделить проект на более мелкие сегменты. Крупный проект может показаться сложным для его достижения, однако это не так. Разделите крупный проект на куски, или шаги, и составьте список каждого шага в порядке, когда он должен быть достигнут.
Используйте ваше «пиковое время». Каждый раз, когда вы что то выполняете лучше. Для кого-то это первое, что он делает рано утром. Другие оживают днем или ранним вечером. Сосредоточьте свои силы на главных приоритетах в течение времени, когда вы находитесь на пике.
Попросите о помощи. В какой то момент времени Все мы нуждаемся в помощи. Есть много опций для получения помощи, которая вам нужна. Просто это зависит от ваших обстоятельств. Возможно, вам нужен кто-то, чтобы помочь вам с учетом или публикацией. Возможно, вы могли бы воспользоваться услугами виртуального помощника или фрилансера, чтобы они помогли помочь с задачами, которые вы ненавидите делать. Возможно, вы захотите нанять домработницу для услуг, чтобы сделать вашу домашнюю работу. Может быть, вы могли бы нанять подростка косить газон. Может быть, вы сможете нанять помощницу или попросить ваших детей, чтобы они помогли вам с такими задачами, как собрать воедино ваши рассылки. Назначьте задания способным работникам, так вы сможете сфокусировать своё время на то, что вы делаете лучше всего.
Научиться говорить » нет». Научиться сообщать «нет» для проектов и мероприятий, которые впустую тратят ваше время, так же важно, как знать, когда обратиться за помощью. Будьте осторожны, с вещами, которые вы совершаете. Если твоя лучшая подруга выходит из дома и хочет, чтобы вы прогулялись вместе, однако вы находитесь в середине огромного проекта, скажите ей, что вы хотели бы поддержать её, но не можете или предложите ей прогуляться в свободные от работы часы. «НЕТ» — одно из самых трудных слов для многих людей, чтобы его сказать. Если вы хотите быть успешным, вы должны знать, как сказать его, и придерживайтесь его.
Оценивать ваше время. Это хорошая идея, чтобы оценить, как вы тратите своё время. Ведите дневник вашей деятельности в течение одной недели. Это поможет вам владеть лучшим представлением о том, как вы тратите своё время и поможет вам выявить области, в которых вы теряете время.
Поговорите с самим собой. В этом нет ничего плохого, разговаривать с самим собой. На самом деле, большинство психологов и гуру самопомощи скажут вам, что у вас уже есть все ответы внутри себя. Всякий раз, когда вы не уверены, что делать дальше, просто задайте себе вопрос «Что самое ценное можно использовать для моего времени прямо сейчас?«
Срочно против Важно. Ключевой принцип в управлении временем заключается в том, что важные вещи не всегда являются срочными и неотложные дела не всегда важны. Учимся различать два необходимых понятия для эффективного управления временем.
Ликвидировать беспорядок. Когда у вас чересчур много дел на вашем рабочем столе или в окружении, это может быть отвлекающим. Держите вещи на столе только те, которые вам необходимы в этот момент. Место файлам внутри папки вашего стола или тумбы. Не оставляйте стопки бумаг громоздящиеся на полу. Сортируйте журналы и отдайте те, которые вам больше не нужны в вашу местную библиотеку.
